SESIÓN 5. ESTUDIO ORGANIZATIVO O ADMINISTRATIVO ELEMENTOS QUE COMPONEN EL ESTUDIO ADMINISTRATIVO: 1) El análisis de cargos 2) El Organigrama 3) Manual de Funciones 4) Manual de Procedimientos Administrativos 5) Flujogramas o diagramas de flujo Objetivos del estudio organizacional:
Específicamente, el objetivo del estudio organizacional es determinar la Estructura Organizacional Administrativa óptima y los planes de trabajo administrativos con la cual operara el proyecto una vez este se ponga en funcionamiento.
Proceso para el estudio organizacional:
Para el diseño de la Estructura Organizacional se siguen los siguientes pasos:
Defina los objetivos generales de la empresa; debe existir concordancia entre la estructura organizacional y los objetivos.
Elabore un listado de actividades administrativas necesarias para el logro de los objetivos.
Defina cuál de estas actividades se subcontratara y cuales se harán de manera directa.
Para las actividades que se atenderán directamente, agrupe las tareas y actividades relacionadas o afines en subsistemas.
Identificar las funciones específicas que debe cumplir cada subsistema.
Identificar las necesidades de Recurso Humano de cada subsistema.
Expresar los subsistemas en unidades administrativas o grupos de trabajo
1. Asignar funciones y definir cargos para cada unidad administrativa o grupo de trabajo.
2. Elaboración del Organigrama.
3. Descripción de las funciones de cada cargo o Manual de Funciones.
4. Manual de Procedimientos Administrativos.
5. Flujogramas.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Vídeo sobre la Estructura Organizacional:
FORMATO DE UN MANUAL DE FUNCIONES COMO EJEMPLO
FORMATO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA:
PROCEDIMIENTO:
ACTUAL PROPUESTO N°
OFICINA:
______________________
PASO N°
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
NOMBRE
DEL PROCEDIMIENTO.
Referencias:
FLUJOGRAMAS
Son diagramas que sirven para
representar gráficamente los procedimientos administrativos de la organización.
Simbología para el diseño:
FUNCION
SÍMBOLO
DESCRIPCION
Conector
Interno
Conexión
con otro paso. Se utiliza para asociar
partes o pasos dentro de un mismo sistema, pero que por razones de diseño sea
poco asequible.
Conector
Externo
Conexión
con otro proceso. El conector externo
se usa para unir un sistema o una parte de él, con otro sistema.
Terminal
Representa
inicio / fin del sistema. Indica donde
comienza y donde termina el algoritmo.
Tarjeta
Representa
una tarjeta, ficha o cheque.
Cinta
Magnética
Representa
una cinta magnética de grabación o video. Se utiliza un círculo con una
tangente.
La planificación estratégica es un proceso sistemático de desarrollo e implementación deplanespara alcanzar propósitos u objetivos. La planificación estratégica, se aplica sobre todo en la planificación militar y en actividades de negocios. Dentro de los negocios se usa para proporcionar una dirección general a una compañía (llamada Estrategia empresarial) en estrategias financieras, estrategias de desarrollo de recursos humanos u organizativas, en desarrollos de tecnología de la información y crear estrategias de marketing para enumerar tan solo algunas aplicaciones. Pero también puede ser utilizada en una amplia variedad de actividades desde las campañas electorales a competiciones deportivas y juegos de estrategia como el ajedrez. La planificación estratégica de una forma genérica de modo que su contenido puede ser aplicado a cualquiera de estas áreas; es su función también la de proporcionar a las organizaciones herramientas de evaluación, seguimiento y medición de resultados, así mismo sienta las bases de la detección de áreas de oportunidad y la mejora continua de sus procesos.
El comúnmente llamado DOFA tiene que ver con estudiar las debilidades y oportunidades como las fortalezas y amenazas. En realidad se estudian las fortalezas para aprovechar con estas las oportunidades y tratar de disminuir al máximo las debilidades de las organizaciones para enfrentar las amenazas de la competencia o del medio ambiente externo.
EJEMPLO DE UNA MATRIZ DOFA DE UNA EMPRESA
PLAN DE MERCADEO
El Plan de Mercadeo se considera un instrumento esencial en toda empresa y se puede definir como una herramienta de gestión estructurada que proporciona una visión clara de los objetivos finales y de las acciones tácticas o metodologías que se deben seguir para alcanzarlos, en un periodo de tiempo determinado.
Todo Plan de Mercadeo debe considerar las cuatro P. Producto, precio, promoción y publicidad, como la plaza o distribución del producto o servico. También es importante como se va a atender al cliente, o servicio al cliente.
Ejemplo de un Plan de Mercadeo:
Apreciado estudiante por favor copie e inserte en google: el siguiente link
Todo Estudio Legal con fundamento en la teoría de Hans Kelsen, que consiste en investigar que dice la Constitución Nacional con respecto al tema de Investigación.
Ejemplo: Si el tema tiene que ver con la Contaminación Ambiental. ¿Qué dice la Constitución Nacional con respecto a este tema?
Dentro de los Derechos Fundamentales está el derecho a la vida.
Título 1. De los Principios Fundamentales: las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares.
Después de la Constitución Política siguen las leyes y decretos sobre Contaminación Ambiental.
Luego las Ordenanzas departamentales.
Luego los Acuerdos Municipales, y por último las resoluciones administrativas de entidades vigilantes y cuidadoras del edio ambiente como CORPONOR en el Norte de Santander.
ESTUDIO TÉCNICO
Dentro del Estudio Técnico hay que tener en cuenta:
1. Necesidad y selección de los materiales, equipos y herramientas utilizados en la producción de los artículos para la venta.
2. Simbología utilizada en los diagramas de proceso.
3. Formato de diagramas de proceso.
4. Determinación del personal técnico necesario para la operación de la planta.
5. Diseño de la distribución de la planta.
6. Determinación de las fuentes de contaminación de los procesos industriales.
El estudio de mercado es una herramienta la cual debe contener como mínimo: la investigación de mercados, (análisis de la demanda); análisis del mercado proveedor (análisis de la oferta); estudio de las estrategias de las cuatro p,, y el plan de Marketing, (análisis de la comercialización).
La investigación de mercados es otro procedimiento
administrativo que se utiliza para diagnosticar la situación actual de una
empresa referente a sus mercados, productos o servicios, posicionamiento
institucional o de marca entre otros.
La investigación de mercados vincula a
la empresa con el entorno en que se mueve, e implica la definición, la
organización, recolección, el procesamiento, el análisis y la interpretación de
la información para la toma de decisiones gerenciales en cuanto a identificar
los problemas y oportunidades, evaluar las estrategias y buscarles solución.
Para Eyssautier de la Mora, (2009) la
investigación de mercados “es un proceso continuo de búsqueda y captación de
toda aquella información requerida para la planeación comercial y la toma de
decisiones acertadas”, pág. 28.
Como para Jany C. José N., (1996) “la
investigación de marketing es la búsqueda sistemática y objetiva de información
para su procesamiento y análisis, tanto en la búsqueda de oportunidades como en
la identificación y solución de problemas concerniente al campo del marketing,
involucrando a todas las dependencias de la compañía”.
Según Maldonado J., y otros (2001), la
investigación de mercados es un proceso sistemático de recopilación e
interpretación de hechos y datos que sirven a la gerencia para la toma adecuada
de decisiones y para establecer una correcta política de mercado”, pág. 231.
Planificar no es adivinar el futuro, sino más bien, es tomar un conjunto de
decisiones que llevadas a la práctica a través de la acción, nos permitan
acercarnos a un determinado estado futuro deseable. En otras palabras,
planificar es determinar con alguna probabilidad dónde vamos a estar en el
futuro, en función de las decisiones que tomemos hoy.
Planificar, en consecuencia, consiste en:
• decidir el futuro que se quiere alcanzar
• decidir las acciones y el camino que recorreremos para llegar a este
futuro
Desde otro punto de vista, la planificación es fundamentalmente “predicción”,
para disminuir el riesgo y la incertidumbre del futuro. Se predicen sucesos o
tendencias y se planifican acciones para hacerles frente.
¿QUÉ ES LA ESTRATEGIA?
El concepto de estrategia proviene del griego “strategos” y significa ganar la
guerra, es decir, está asociado al logro en sus inicios de objetivos militares. En
el contexto de la planificación tradicional, la estrategia se entiende como el arte
de lograr los objetivos trazados.
La estrategia comprende el propósito general de una organización, en términos
de objetivos de largo plazo, programas de acción y prioridades en la asignación
de recursos (personas, dineros esfuerzos, etc.). En este sentido, se convierte
en un marco conceptual fundamental que le permite a una institución
permanecer en el tiempo y adaptarse a un medio altamente cambiante.
¿PORQUÉ HABLAMOS ENTONCES DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA?
Nos referimos a planificación estratégica aludiendo a un proceso que apunta a
la definición de la estrategia de una organización, junto con la definición de
responsabilidades para la implementación de la misma.
La planificación estratégica precisa de una reflexión profunda entre los
miembros de una organización, que busca identificar lo que la organización
actualmente es, con sus fortalezas y deficiencias, y lo que quiere ser en el
futuro, definiendo para ello un conjunto de objetivos y metas, y sus estrategias
correspondientes, en el marco de un medio externo altamente cambiante en el
cual se generan oportunidades y amenazas.
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Sin embargo, este proceso no culmina en la formulación de objetivos y metas,
sino que debe materializarse en un grupo de planes o programas con sus
respectivos proyectos los cuales requieren ser permanentemente evaluados en
función de las metas predefinidas, para así ir rectificando o redireccionando
esfuerzos de toda la organización.
En otras palabras, la planificación estratégica permite agregar claridad al
quehacer de una institución, estableciendo una carta de navegación, con un
rumbo claro y en un período acotado de tiempo.
¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS QUE GENERA LA PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA?
La realización de un proceso formal de planificación estratégica genera
beneficios a la organización. Entre éstos, cabe señalar que:
• Permite aunar directrices y concentrar esfuerzos en una empresa,
permitiendo movilizar a todos los ejecutivos claves en función de
objetivos compartidos, en los cuales existe consenso.
• El logro de esta visión compartida entre los ejecutivos, crea un
compromiso de éstos con el presente y futuro de la organización, y
facilita así acciones de dirección, innovación y liderazgo.
• Facilita la identificación de los focos de atención estratégicos dentro de
la organización (corporativo, de negocios y funcional), que deben
convertirse en la fuente de interés de todos los ejecutivos para alcanzar
los objetivos y metas trazados.
• Se constituye en un poderoso elemento ordenador, que permite a la
empresa ir estableciendo prioridades en la toma de decisiones en el
tiempo, evaluar los resultados de las mismas, corregir acciones y
acercarse a los objetivos y metas trazados originalmente.
• Se introduce una disciplina de pensamiento distinta, con un horizonte de
largo plazo. Esto impone una nueva práctica en los ejecutivos, cual es
preocuparse de la dirección estratégica del negocio de la firma.
• Permite el desarrollo de competencias gerenciales entre los miembros
claves de la organización, dado que se ven expuestos, durante un
período en forma sistemática, a la reflexión en torno a los objetivos de la
empresa y a la materialización de los mismos. Dicho de otro modo, un
proceso de planificación estratégica agrega valor en sí a los
participantes de la misma ampliando su visión y conocimiento del
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negocio así como sus capacidades propositivas en torno al quehacer
actual y futuro de la organización.
• Mejora la comunicación y coordinación entre los distintos niveles y
programas, y eleva las habilidades de administración.
• Permite incorporar nuevos conceptos de gestión, tales como liderazgo,
trabajo en equipo y coordinación. Al respecto, la constitución de equipos
de trabajo para el desarrollo de actividades y proyectos es fundamental y
beneficiosa, toda vez que refuerza valores y prácticas de trabajo tales
como colaboración, responsabilidad, compromiso, identidad y logro de
objetivos.
• Facilita a la organización que la lleva a cabo, anticiparse, adaptarse y
permanecer frente a los cambios económicos, tecnológicos, legales, y
políticos, más que ser sobrepasada por los hechos sin capacidad de
reacción previa alguna.
ANÁLISIS DE PORTER:
Las 5 fuerzas de Porter son esencialmente un gran concepto de los negocios por medio del cual se pueden maximizar los recursos y superar a la competencia, cualquiera que sea el giro de la empresa. Según Porter, si no se cuenta con un plan perfectamente elaborado, no se puede sobrevivir en el mundo de los negocios de ninguna forma; lo que hace que el desarrollo de una estrategia competente no solamente sea un mecanismo de supervivencia sino que además también te da acceso a un puesto importante dentro de una empresa y acercarte a conseguir todo lo que soñaste.
EJEMPLO DE UN ANÁLISIS DE PORTER
ANÁLISIS PESTEL
Es una herramienta utilizada para el análisis del entorno en las organizaciones. Comprende el estudio de las fuerzas o factores que afectan a la empresa con relación al medio ambiente externo.
Factores:
Políticos, Económicos, Sociales, Tecnológicos y Legales.
